Organizar e realizar um evento corporativo requer planejamento e atenção incansáveis. Não importa o tema: seja uma conferência, um seminário ou uma confraternização. Assim como não importa o tempo de planejamento: você pode ter três semanas para planejar ou um ano inteiro. O sucesso do seu evento está além da boa execução do que é esperado, está nos detalhes.
Por isso, tenha objetivos claros. Eles podem ser desde um agradecimento ao trabalho duro da sua equipe ou um alinhamento do time à visão ou o reposicionamento da marca ou novidades sobre a empresa.
O que fazer primeiro?
- Sempre comece com estratégia. Assim como construir qualquer negócio, os grandes eventos começam com uma estratégia forte, ponderada e mensurável.
- Decida seu público-alvo. Defina claramente quem é seu público-alvo, para quem será o evento e busque conhece-lo: quais são seus interesses, desafios, costumes?
- A partir disso, todas as outras decisões serão tomadas em termos de formato, conteúdo, preços, localização, etc. Essa abordagem estruturada também ajudará que o escopo não se torne amplo demais ou excessivamente diluído.
4. Use um checklist. Quando você decide ter um evento, tudo é importante. Do conteúdo do programa e iluminação ao transporte e estacionamento – tudo conta. É onde está o diferencial do seu evento, nos detalhes que o público considerará inesperados.
DICA: o espaço de eventos Clube ABC Gourmet, que fica dentro do Shopping ABC é um dos mais diferenciados na grande São Paulo, pois além de ser o único que oferece infraestrutura para que 60 pessoas cozinhem juntas, também é bem estruturado para vivenciar outros tipos de experiências. Temas como treinamento e desenvolvimento, convenções, reuniões de happy-hour, alinhamento de times, aniversários e até casamentos são realizados neste local com um ambiente descolado, elegante e diferenciado. Possui infraestrutura audiovisual, estacionamento, segurança, ambientação descolada e elegante. Se necessário, equipe especializada para apoiar com ações de RH, Marketing, cenário, gastronomia e outras experiências com seus clientes.
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5. Outro importante fator é o calendário. Garanta que seu evento não será em datas que possa comprometer a presença de todos.
Orçamento
6. Desenvolva um “plano de financiamento” para o seu evento e estime os números. Crie um orçamento de despesas – e economize dinheiro através de doações de patrocinadores ou troca de serviços com fornecedores.
7. Conheça suas limitações. Se o objetivo é lançar um grande evento, mas o orçamento é pequeno, você pode ter que contrabalançar com a criatividade e muito trabalho do tipo “faça você mesmo”.
Marketing
8. Use um plano de marketing detalhado para o evento, quanto mais organizado, mais profissional o evento será. Garanta que o público-alvo entenda os objetivos do evento e qual seu aprendizado com ele, eles precisam ver motivos para valer a pena ir.
9. Esteja nos mesmos meios de comunicação do seu público. A compra de anúncios em redes sociais garante que o evento será visto por um grande número de pessoas. As plataformas de publicidade social (Facebook, LinkedIn e Twitter) oferecem opções de segmentação em profundidade que podem ajudar significativamente a alcançar seu público-alvo na localização geográfica necessária.
10. Utilize a tática de pre-eventos sociais online para promover o evento principal. Esta pode ser uma forma de aumentar o interesse e segurar a atenção por mais tempo. Um vídeo promocional de baixo orçamento e muita criatividade aumentará o interesse do público.
11. Influenciadores são uma boa forma de promover o evento antes, durante e depois. E quanto mais próximo do seu público ele for, melhor.
12. Aproveite plataformas de registro de eventos como MeetUp. Ele auxilia na promoção do evento.
13. Use registros e inscrições online, quanto mais prático for todo o processo, mais pessoas se inscreverão.
Equipe
14. A equipe define, desde o começo, se o seu evento dará certo ou não. Delegar responsabilidades vai garantir que terá uma pessoa responsável pelos detalhes e garantirá que nada seja esquecido ou que ocorra o mínimo de falhas no caminho. Mesmo assim acompanhe incansavelmente, certifique-se que tudo terá a identidade da empresa.
15. Subestimar o número de participantes pode ser uma boa estratégia para adequar a realidade à prática. Sua negociação com patrocinadores tem que contemplar uma estimativa menor do que o que você tem planejado, principalmente se for seu primeiro evento, para que os patrocinadores não sejam surpreendidos negativamente. Procure fornecedores e patrocínios que atendam ao seu nicho e que estejam dispostos a se envolver e ajuda-lo na divulgação e na atração de convidados.
Dia do evento
16. Busque um feedback instantâneo do seu público. Pergunte se estão tendo uma boa experiência e se as suas expectativas estão sendo atendidas.
17. Ofereça uma experiência com dinâmicas diferentes que incentivem e inspirem os participantes.
18. Leia sua audiência durante o evento, perceba os olhares, posturas, atitudes e busque sentir a energia durante o evento. Procure sempre melhorar algo ou resolver um conflito pontual para garantir uma experiência ainda melhor.
19. Mesmo que você saiba sobre o que vai falar a ponto de ser um especialista, faça um roteiro e treine sua fala.
O que pode dar errado?
20. Por último, imagine o evento passo a passo e crie uma lista de coisas que podem dar errado, garanta que essas coisas não acontecerão ou, se acontecerem, saiba como reverter imediatamente.
Para sua Reflexão:
Qual tem sido seu foco ao desenvolver seus eventos?
Como você tem superado, ou não, os imprevistos durante o desenvolvimento?
Quais são seus principais desafios no planejamento dos seus eventos?
Deixe seu comentário, perguntas ou sugestões.
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